Bir belge gerçekten işe yarıyor mu?

Bir formun eksiksiz doldurulması, onun yararlı olduğunu göstermez. Bir talimatın yayımlanması da işin anlaşıldığı anlamına gelmez. Belgenin değerini, hangi ihtiyacı karşıladığına bakarak değerlendirebiliriz.

Belgenin Amacı

Bir talimat nasıl çalışılacağını açıklayabilir. Bir kayıt ise yapılan işlem hakkında kanıt sağlayabilir. Aynı belge her iki işlevi de taşıyabilir; önemli olan ne için kullanıldığının anlaşılmasıdır.

ISO’nun dokümante edilmiş bilgi rehberi, bilgilerin farklı ortamlarda tutulabileceğini açıklar. Dolayısıyla mesele yalnızca kâğıt sayısı değildir. ISO — Dokümante Edilmiş Bilgi Rehberi

Bir Formun Yolculuğu

Bir işletmede ekiplerin her gün aynı bilgiyi üç farklı tabloya yazdığını düşünelim. Bir tablo vardiya devri, diğeri yönetim raporu, üçüncüsü arşiv için kullanılıyor olabilir. Üç kaydın da aynı bilgiyi istemesi, üçünün de gereksiz olduğunu göstermez.

Önce bilginin kim tarafından, hangi kararda ve ne zaman kullanıldığını öğrenmeliyiz. Ortak bir veri kaynağı ihtiyacı karşılayabilir mi? Erişim, güvenlik ve saklama gereklilikleri korunabiliyor mu? Sadeleştirme, bu sorulara göre yapılmalıdır.

Okunabilir ama uygulanabilir mi?

Uzun bir talimat teknik açıdan doğru olabilir; yine de çalışan ihtiyaç duyduğu adımı bulmakta zorlanabilir. Kullanıldığı yer, okuyanın deneyimi ve işlem sırasında ayırabileceği zaman düşünülmelidir.

Talimatın kullanıcıyla birlikte denenmesi yararlıdır. Hangi ifade anlaşılmadı? Hangi adım gerçek işleyişle uyuşmuyor? Gerekli araç veya bilgi erişilebilir mi? İmzalanmış olması, bu soruların cevaplandığını göstermez.

Güncel Bilgiye Ulaşmak

Bir belgenin doğru olması kadar doğru sürümünün kullanılması da önemlidir. Eski kopyalar çalışma alanında duruyorsa, çalışan farkında olmadan yanlış bilgiye göre hareket edebilir.

Güncelleme sorumluluğu, erişim noktası ve eski sürümlerin nasıl yönetileceği belirlenmelidir. Saklama ihtiyacı olan eski kayıtlarla kullanım dışına alınması gereken talimatları birbirine karıştırmamalıyız.

Silmeden Önce Sormak

Uzun süredir kullanılmayan bir kayıt, belirli bir yükümlülük veya sonradan yapılacak inceleme için gerekli olabilir. “Kimse bakmıyor” diyerek kaldırmak doğru değildir. Amacı, saklama ihtiyacı ve bağlı olduğu gereklilikler değerlendirilmelidir.

Belge incelemesinin sonunda şu sorulara cevap verebilmeliyiz: Hangi ihtiyacı karşılıyor? Kim kullanıyor? Bilgiye güvenilebilir mi? Aynı ihtiyacı daha açık ve daha az tekrar içeren bir yöntemle karşılayabilir miyiz? Yararlı belge, günlük işin anlaşılmasına ve izlenmesine katkı sağlar.